Project management ή οργάνωση event, εκδηλώσεωv: Όπως και να το πεις, ξέρεις ήδη πολλά γι αυτό, και απλά δεν το γνωρίζεις

Tι είναι το Project Management?

Οι αγγλοσάξονες το έχουν εξελίξει σε μια ολόκληρη επιστήμη και πάνω σε αυτό έχουν γραφτεί εκατομμύρια άρθρα. Έχουν μάλιστα καθιερώσει ειδικό κύκλο 3 ετών σπουδών για όσους θέλουν να εντρυφήσουν στο θέμα και  ανάλογες μεταπτυχιακές σπουδές. Το Project Management είναι ένα γνωστικό πεδίο, που εφαρμόζεται σε πολλούς επαγγελματικούς κλάδους, (τεχνικά έργα, έργα πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών, ευρωπαϊκά προγράμματα, δηµόσια διοίκηση, ΜΚΟ κ.λ.π) και γι αυτό έχει πολύ μεγάλη ζήτηση ως επάγγελμα στο εξωτερικό. Αναμφίβολα, το Project Management,  δεν ταιριάζει στην ψυχοσύνθεση του Έλληνα, γιατί είναι μια μηχανιστική διαδικασία. Προϋποθέτει  συγκεκριμένα βήματα και διαδικασίες που ένα ελεύθερο ανήσυχο πνεύμα,  εύκολα βαριέται. Αν όμως μπει στη διαδικασία να το μάθει κανείς, θα έχει αποκτήσει ένα πολύτιμο εργαλείο τυφλοσούρτη, προκειμένου  να διεκπεραιώνει πολύ πιο αποτελεσματικά (από την άποψη του χρόνου και του κόστους) διάφορα έργα, με αρχή, μέση και τέλος με απώτερο σκοπό την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου.

 Ένας κοινά αποδεκτός ορισμός του Project Management (για συντομία PM) είναι « η εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών στην υλοποίηση ενός έργου, προκειμένου να επιτευχθούν οι απαιτήσεις του έργου αυτού». Τώρα θα σου το εξηγήσω  σε πολύ απλά Ελληνικά και όχι  βαρύγδουπα αγγλοσαξονικά.

 PM είναι κάθε έργο με αρχή, μέση και τέλος, με απώτερο σκοπό την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου. Υλοποιείται σε 5 στάδια (Έναρξη, Σχεδιασμός, Εκτέλεση, Παρακολούθηση/Έλεγχος, Κλείσιμο) και περιλαμβάνει 42 διαδικασίες οι οποίες περιγράφονται αναλυτικά στον πίνακα του Project Management.

 Τι ικανότητες/γνώσεις χρειάζεται να έχει κανείς για να ολοκληρώσει ένα Project ?

 Οι αγγλοσάξονες ισχυρίζονται ότι για την υλοποίηση ενός project απαιτούνται καλές γνώσεις management σε 9 γνωστικά αντικείμενα*. Η εμπειρία μου όμως σε 265 μικρά και μεσαία project  στην Ελλάδα, κυρίως για λογαριασμό μεγάλων μέσων μαζικής ενημέρωσης και χορηγών (Vodafone,  Wind,  Smirnoff, Αmita Coca Cola 3Ε, Theramed κλπ)  μου επιτρέπει να απαντήσω στο ίδιο ερώτημα διαφορετικά. To PM δεν απαιτεί«τίποτε παραπάνω απ΄όσα ήδη ξέρεις»! Όσο κι σου ακούγεται περίεργο, ήδη έχεις εκτελέσει πολλά project στη ζωή σου και απλά δεν το ξέρεις! Τι εννοώ? Σκέψου το πιο απλό.

 Project μπορεί να θεωρηθεί και μια επίσκεψη στο εξοχικό ενός φίλου με το 2χρονο παιδί σου, με όλα τα συμπράγκαλα που προϋποθέτει μια τέτοια έξοδος. Για όσους δεν το έχουν βιώσει, ας ρωτήσουν φίλους τους με μωρά. Σε βεβαιώνω η έξοδος με μωρό, είναι  μια επικίνδυνη αποστολή. Δεν λέω τίποτε άλλο. Φαντάσου μόνο ότι  έχεις ξεχάσει την πιπίλα ή το μπιμπερό ή ακόμη και το πάμπερ του μωρού. Μια τόση μικρή λεπτομέρεια μπορεί να καταστρέψει όχι μόνο την δική σου έξοδο, αλλά και όσων είναι γύρω σου. Το project management λοιπόν, είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσεις και η λίστα  που πρέπει να συμβουλευτείς πριν τολμήσεις να ξαναβγείς βόλτα με το μωρό σου. Είναι ο τυφλοσούρτης των βημάτων και των διαδικασιών που η εμπειρία άλλων ανθρώπων κατέγραψε (βλέπεις αναγνωρίζω πως οι αγγλοσάξονες είναι πιο συστηματικοί από εμάς)  και που αν ακολουθήσεις θα γλυτώσεις πολύ κόπο, χρόνο, χρήμα, άγχος και δυσάρεστες εκπλήξεις.

 Αν το σκεφτείς λίγο καλύτερα, το project management μοιάζει επίσης πολύ και με την πραγματοποίηση ενός ταξιδιού με την οικογένεια ή την παρέα. Όλοι επιχειρήσαμε κάποτε να οργανώσουμε ένα τέτοιο. Αν το κάνεις πρώτη φορά, …………όσο πιο προετοιμασμένος και οργανωμένος πας, τόσο καλύτερα, αλλά…παραμένει το πρώτο ταξίδι που ίσως κρύβει πολλά απρόοπτα, αν δεν το οργανώσεις σωστά. Αν όμως το επαναλάβεις αρκετές φορές, αποκτάς μια εμπειρία που κάνει αυτό το ταξίδι να φαίνεται παιχνίδι.

 Σκέψου το. Και στα ταξίδια,  ακολουθείς  πάντα τις 5 φάσεις/στάδια: Έναρξη διαπραγματεύσεων για το ποιος θα έρθει παρέα, σχεδιασμός ημερήσιου προγράμματος, εκτέλεση-κλείσιμο αεροπορικών, ταξίδι, παρακολούθηση ημερήσιου προγράμματος –έλεγχος αν όλα τηρούνται σωστά, κλείσιμο και συλλογή των αναμνήσεων  της εκδρομής σε ένα άλμπουμ με φωτογραφίες.

 Φυσικά όπως κάθε ταξίδι έχει τις δικές του απαιτήσεις, έτσι και κάθε project, ειδικά αν είναι διαφορετικό από το προηγούμενο, μοιάζει με ένα ταξίδι που έχει τις δικές του απαιτήσεις.  Άλλες απαιτήσεις ( στο PM τις ονομάζουμε «διαδικασίες») έχει ένα ταξίδι στη Ρωσία και άλλες ένα ταξίδι στην Μαλαισία. Άλλες διαδικασίες θα ακολουθήσεις για να κατασκευάσεις μια μονάδα βιομάζας, κι άλλες για να οργανώσεις μια συναυλία ή ένα συνέδριο.  Πχ η κατασκευή μιας μονάδας βιομάζας δεν απαιτεί σχεδιασμό προβολής στα ΜΜΕ. Απαιτεί όμως σχολαστική διερεύνηση κόστους υλοποίησης, περιβαλλοντολογική μελέτη,  υπολογισμό ROI, IRR, χρηματοροών κ.α.

 Συμπερασματικά: οι 5 φάσεις/στάδια οποιουδήποτε μεσαίου ή μικρού project είναι πάντα οι ίδιες (Έναρξη, Σχεδιασμός, Εκτέλεση, Παρακολούθηση/Έλεγχος, Κλείσιμο). Αυτές δεν αλλάζουν. Αλλάζουν όμως οι διαδικασίες  του project,(42 στον αριθμό για τους Αγγλοσάξονες για μεγάλα project, πολύ λιγότερες με βάση την δική μου εμπειρία για μεσαία και μικρά projects) ανάλογα με τις απαιτήσεις του έργου (event, happening, συναυλία, συνέδριο, street promo, δεξίωση κλπ). Έτσι πχ. τι νόημα θα είχε να οργανώσεις την προβολή στα ΜΜΕ ενός έργου Βιομάζας, που κατασκευάζεται προκειμένου να παράγει ενέργεια, που θα πουλά μόνο την ΔΕΗ? Ποιο το νόημα να μπεις σε τέτοια έξοδα, όταν έχεις ήδη εξασφαλισμένο τον πελάτη και την ροή των εσόδων του έργου? Αντίθετα θα είχε τεράστιο νόημα να επιδιώξεις την μέγιστη προβολή στα ΜΜΕ στην περίπτωση που οργανώνεις μια συναυλία ή μια ανοιχτή εκδήλωση προς το κοινό.

 * Στο project management εμπλέκονται 9 γνωστικά αντικείμενα. Με λίγα λόγια, πάντα θεωρητικά ένας project manager εφαρμόζει γνώσεις λίγο από όλα. Λίγο από το integration management ή μάνατζμεντ ενοποίησης, scope management ή μάνατζμεντ του σκοπού, time management ή μάνατζμεντ διαχείρισης χρόνου, cost management ή μάνατζμεντ κόστους, quality management ή μάνατζμεντ ελέγχου ποιότητας, human resource management ή μάνατζμεντ διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων, communication management ή μάνατζμεντ επικοινωνίας,  risk management ή μάνατζμεντ αντιμετώπισης κινδύνων  and procurement management ή μάνατζμεντ διαχείρισης προμηθειών.

 Tips: Μη τρομάζεις με τις 42 διαδικασίες που προτείνονται, ούτε με τα 9 γνωστικά αντικείμενα που παρουσιάστηκαν παραπάνω. Είπαμε. Αγγλοσαξονική έφεση στην υπερβολή, που συνήθως μάλιστα ψαρώνει τους άλλους. Γι΄αυτό είμαστε εδώ.  Για να σου μεταφράσουμε τα κινέζικα των αγγλοσαξόνων σε απλά ελληνικά.

 Έτσι, ειδικά για τα μεσαία και μικρά project το Business Mentor Greece έχει ετοιμάζει ένα 2ωρο ατομικό εκπαιδευτικό σεμινάριο,  που θα σε βοηθήσει να τα βάλεις όλα σε μία τάξη,  μέσα στο μυαλό σου. Με την ολοκλήρωση του ατομικού σεμιναρίου,  θα είσαι σε θέση να:

 Α. Να βλέπεις τα project (event, εκδηλώσεις κλπ) με “άλλο μάτι”. Πιο ποιοτικό (με την έννοια του ότι θα μπορείς να αναγνωρίζεις τις ευκαιρίες και να τις αξιοποιείς)

1. Να οργανώσεις πολύ πιο πολύπλοκα project με γρήγορο και  αποτελεσματικό τρόπο

2. Να ακολουθείς τις κατάλληλες διαδικασίες

3. Να κάνεις ασφαλείς επιλογές & να προσεγγίζεις τους κατάλληλους ανθρώπους

4. Να οργανώνεις αποτελεσματικά την προβολή τέτοιων project (εκδηλώσεων, event κλπ)

5. Να βγάζεις έσοδα από αυτά τα project

6. Να έχεις πλήρη εικόνα του project σε κάθε στάδιο

Το ατομικό σεμινάριο περιλαμβάνει παρουσίαση, επεξήγηση όλων των βημάτων που ακολουθούνται σε μεσαία ή μικρά projects, όπως η  οργάνωση event, εκδηλώσεων, από την έναρξη τους, μέχρι την ολοκλήρωση τους. Ακόμη, θα έχεις την ευκαιρία να κάνεις πρακτική εξάσκηση πάνω σε μελέτες περιπτώσεων και τέλος, θα σου δοθούν ειδικοί πίνακες (xl αρχεία) παρακολούθησης τέτοιων project (action plan, oργανόγραμμα, budget plan, communication plan κλπ).

Κέρδισε τις εντυπώσεις με μια επαγγελματική power point παρουσίαση!