Μπορεί να σου κακοφαίνεται όταν το ακούς και θα έχεις και δίκιο. Η υπογραφή στο email σου δεν μπορεί να καταδείξει πόσο καλός επαγγελματίας είσαι. Μπορεί όμως να αποκαλύψει αν είσαι «παλιός» και «κουρασμένος» επαγγελματίας ή «φρέσκος» και «προσαρμοσμένος» στις σύγχρονες πρακτικές.

Με λίγα λόγια, η ηλεκτρονική υπογραφή σου είναι καθρέφτης της επιχείρησης σου και αποκαλύπτει στον παραλήπτη, αν και κατά πόσο συμβαδίζεις με τις απαιτήσεις και τις τάσεις (trends) της εποχής. Καλό είναι να θυμάσαι πως ειδικά στην επιχειρηματικότητα, τέτοια trends δεν προέρχονται τυχαία, αλλά μέσα από εμπεριστατωμένες έρευνες.

 Παρακάτω ακολουθεί μια λίστα με όσα οι σύγχρονες έρευνες προτείνουν να προσέξεις,  κατά τη διάρκεια σύνταξης της ηλεκτρονικής υπογραφής σου.

  • Συμπεριέλαβε το ονοματεπώνυμο και τον τίτλο σου.

  • Παρέλειψε την διεύθυνση της επιχείρησης σου (Πχ  το Μαγνησίας 2, Θεσσαλονίκη ΤΚ …δεν χρειάζεται). Είναι σαν να συστήνεσαι ξανά και ξανά. Θυμήσου πως οι περιττές πληροφορίες κουράζουν.

  • Συμπεριέλαβε το τηλέφωνο σου. Αν συναλλάσσεσαι με χώρες του εξωτερικού, μη παραλείψεις το πρόθεμα (κωδικό) της χώρας που ζεις (πχ. +30 2310……..)

  • Δεν υπάρχει κανένας λόγος να βάλεις ξανά το email adress σου. Είναι σα να δηλώνεις στον παραλήπτη, ότι τον θεωρείς αρκετά χαζό για να αντιληφθεί, πως μπορεί να βρει το μειλ σου στην θέση του αποστολέα.

  • Συμπεριέλαβε το web site σου, χωρίς να αναφέρεις την λέξη website. Πχ το www.mysite.gr είναι αρκετό για να καταλάβει ο άλλος γιατί μιλάμε.

  • Προσοχή, μη χρησιμοποιείς μεγάλη και περίεργη γραμματοσειρά. Κι εδώ ισχύει ο κανόνας πως το απλό και απέριττο είναι το κομψότερο.

  • Μη βάζεις αριθμό φαξ. Με τόσα άλλα σύγχρονα μέσα επικοινωνίας, το φαξ θεωρείτε πρωτόγονο και παραπέμπει σε πρακτικές της δεκαετίας του ΄90.

  • Θυμήσου πως αν κάνεις copy & paste μιας εικόνας ή ενός logo στο email σου, αυτό θα φτάσει στον παραλήπτη σαν επισυναπτόμενο αρχείο ή μπορεί και να μπλοκαριστεί από τον email provider. Ο καλύτερος τρόπος να προσθέσεις μια εικόνα ή το logo σου, είναι μέσα από τις «ρυθμίσεις» της ηλεκτρονικής υπογραφής σου.

  • Θυμήσου πως η εικόνα ή το logo που θα προσθέσεις στις ρυθμίσεις της ηλεκτρονικής υπογραφής σου, δεν πρέπει να είναι κάποιο βαρύ αρχείο, γιατί έτσι αργεί να ανοίξει στον παραλήπτη και προκαλεί εκνευρισμό.

  • Μην παραλείψεις να προσθέσεις link που παραπέμπουν στα social media της εταιρείας σου. Αν έχεις λογαριασμό σε πολλά social media, μη τα παραθέτεις όλα. Διάλεξε 2-3 από αυτά που θεωρείς σημαντικότερα, πχ Facebook, LinkedIn, Youtube. Το νου σου, μην βάζεις στην υπογραφή σου ολόκληρο το URL για κάθε social media. Δες το σωστό τρόπο στην εικόνα 1.

Email υπογραφή: Δείχνει τι επαγγελματίας είσαι!

  • Εικόνα 1.

  • Λάβε υπόψη σου πως σύμφωνα με επίσημες στατιστικές,  ένας μέσος επαγγελματίας ανταλλάσσει 41 email/ημέρα. Φρόντισε λοιπόν να μην τον κουράζεις  με περιττές πληροφορίες. Απέφυγε τα slogan, τα quotes ή αναφορές στην λίστα των υπηρεσιών σου. Για να έχετε φτάσει να επικοινωνείτε καθημερινά, σημαίνει πως ο παραλήπτης ήδη γνωρίζει όσα χρειάζεται.

 Τέλος, πριν στείλεις το πρώτο σου email με την νέα σου ηλεκτρονική υπογραφή, βεβαιώσου που έχεις κάνει κάποια τεστ.  Το γεγονός ότι χρησιμοποιείς πχ gmail λογαριασμό, δεν εγγυάται πάντα πως η ηλεκτρονική υπογραφή σου, θα εμφανίζεται το ίδιο όμορφη και συμμαζεμένη, στο  hotmail ή yahoo email του παραλήπτη.

Κάνε την διαφορά σαν επαγγελματίας, με μια σύγχρονη Email υπογραφή!