Το «hot desking» μπορεί να μην είναι πάντα τόσο αποτελεσματικό στη δημιουργία κινητικότητας μέσα στο γραφείο. Πρόσφατη έρευνα έδειξε πως όταν οι εργαζόμενοι δεν έχουν συγκεκριμένη θέση εργασίας, δεν μετακινούνταν περισσότερο, απλά βρίσκουν ένα μέρος και περνούν εκεί όλη τους τη μέρα. Έτσι λοιπόν, ενώ η αλληλεπίδραση μεταξύ των εργαζομένων αυξήθηκε κατά 17% στην έρευνα, ο αριθμός των συναντήσεων των ατόμων κατά τη διάρκεια της μέρας έπεσε κατά 14%, με αποτέλεσμα η ομαδική επικοινωνία να πέσει κατά 45%.

Αν σου αρέσει η ιδέα της δημιουργίας κινητικότητας στον εργασιακό σου χώρο, αλλά δεν θέλεις να εξαλείψεις εντελώς τις συγκεκριμένες θέσεις, μπορείς να δοκιμάσεις την μέθοδο των «μουσικών καρεκλών». Έτσι ανά τακτά χρονικά διαστήματα (πχ ανά 2 μήνες), μπορείς να μετακινείς «ομάδες εργαζομένων» ή teams από τον ένα χώρο στον άλλο.

2) Μετακινούμενα γραφεία

Στα διεθνή γραφεία της στην Ζυρίχη, η εταιρεία Skullcandy  χρησιμοποίησε γραφεία που μπορούν να διαμορφωθούν για ατομική ή ομαδική εργασία. Τα γραφεία ταίριαζαν μεταξύ τους σαν κομμάτια παζλ  και μπορούσαν να μετακινηθούν, επανενωθούν όπως βόλευε στους υπαλλήλους της, στηριγμένη στο πνεύμα του σύγχρονου επαγγελματικού σχεδιασμού, που περιλαμβάνει κινητικότητα, ευελιξία, και συνεργασία.

 

3) ” Ζώνες επικάλυψης Overlap Zones”

Μια άλλη εναλλακτική που ενθαρρύνει την αυθόρμητη συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων ο σχεδιασμός του χώρου σε «ζώνες επικάλυψης». Ουσιαστικά με αυτόν τον τρόπο προτρέπεις τους εργαζόμενους να συναντηθούν τυχαία. Πώς μετακινούνται οι εργαζόμενοι σας μέσα στη μέρα; Πού πάνε; Τι είδους χώροι θα τους προκαλούσαν να συναντηθούν τυχαία πιο συχνά;

Μια έρευνα του πανεπιστημίου του Michigan έδειξε ότι όταν επιστήμονες δούλευαν σε χώρο όπου συναντιούνταν τυχαία- σε περιοχές γνωστές ως «ζώνες επικάλυψης» – ήταν πιο πιθανό να συνεργαστούν. Τα δεδομένα προτείνουν ότι η δημιουργία ευκαιριών για μη οργανωμένες αλληλεπιδράσεις μεταξύ των εργαζομένων, τόσο μέσα όσο και κι έξω από τον οργανισμό,  στην πραγματικότητα βελτιώνει την απόδοση.

«Οι πιο δημιουργικές ιδέες δεν πρόκειται να έρθουν ενώ κάθεσαι μπροστά σε μια οθόνη. Γι αυτόν τον λόγο η Samsung δημιούργησε ένα γραφείο που  περιλαμβάνει μεγάλα εξωτερικά τμήματα μεταξύ των ορόφων που ενθάρρυναν τους υπαλλήλους τους να συναντηθούν και να τα πουν σε κοινόχρηστους χώρους. Ο νέος χώρος έχει σχεδιαστεί για να προκαλέσει συνεργασίες» δηλώνει ο Scott Birnbaum Γενικός Διευθυντής της Samsung.

Η κεντρική σκάλα των γραφείων της διαφημιστικής εταιρίας Grupo Gallego είναι ακόμη ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα της «ζώνης επικάλυψης». Για να εμπνεύσουν μάλιστα περισσότερες συνεργασίες στους εργαζόμενους τους, άρχισαν να κατεβάζουν τοίχους και να δίνουν μεγαλύτερη βαρύτητα στην οπτική επαφή. Οι σκάλες είναι ένα μέρος όπου συχνά μπορεί να δεις εργαζόμενους να κάθονται και να κουβεντιάζουν.

Η εταιρεία Zappos σκοπίμως σχεδίασε ένα μικρότερο γραφείο στα κεντρικά της γραφεία στις ΗΠΑ για να αυξήσει την μέτρηση που ονόμασε «ώρες συνάντησης» ( “collisionable hours”), με άλλα λόγια, τον αριθμό πιθανόν αλληλεπιδράσεων ανά ώρα, ανά μέτρο (acre). Στην έρευνα του πανεπιστημίου του Michigan, επιστήμονες που εργάζονταν σε μικρότερους χώρους, αύξησαν τις «συναντήσεις» τους στο 20% για κάθε 30 μέτρα (100feet). Έτσι η Zappos αποφάσισε να παραχωρήσει περίπου 30τ.μ. σε κάθε εργαζόμενο έναντι των 45τ.μ. που ήταν το αρχικό πλάνο.

4) Μουσικά Δωμάτια

Ένας άλλος τρόπος να ωθήσεις την παραγωγικότητα των εργαζομένων  σου, είναι να δημιουργήσεις μια θετική κουλτούρα. Αν σκέφτεσαι να δώσεις στους εργαζόμενους της επιχείρησης σου έναν χώρο εκτόνωσης, μια λύση είναι το μουσικό δωμάτιο.  Γι αυτούς που έχουν κλίση στη μουσική, το να πηγαίνουν στο μουσικό δωμάτιο μόνοι ή με συναδέλφους, είναι μια μορφή εκτόνωσης που δρα ευεργετικά στην ψυχολογία τους (για αυτούς που δεν έχουν κλίση στη μουσική, ελπίζουμε πως το δωμάτιο έχει καλή ηχομόνωση)

Ενδεικτικά, στα κεντρικά γραφεία της LinkedIn στην California, οι εργαζόμενοι μπορούν να βρεθούν στο μουσικό δωμάτιο το οποίο είναι πλήρως εξοπλισμένο με τον πιο σύγχρονο μουσικό εξοπλισμό, όπως ντραμς, κιθάρες και πλήκτρα, AV equipment, μικροφωνικές εγκαταστάσεις, ακόμη και σκηνή με φωτισμό. Όταν έχει καλό καιρό, μπορούν να ανοίξουν τις πόρτες και να έχουν μια ανοιχτή συναυλία.

«Μολονότι τα οφέλη για τους εργαζόμενους είναι εμφανή, έχουμε διαπιστώσει πως πολλά οφέλη έχει και η εταιρεία επίσης. Οι μουσικοί συνθέτουν, γεγονός που βελτιώνει την κουλτούρα του γραφείου. Το πρόγραμμα βελτιώνει την marketability των υποψήφιων εργαζομένων, ειδικά των μουσικών, τόσο ως ειδικό προνόμιο αλλά και ως «διαφορετική σκέψη» αποδεικνύοντας την δέσμευση μας στην διασκέδαση.» όπως έγραψε σε ένα άρθρο του ο Michael Oliver, o former engineering director της LinkedIn

Η Bullhorn, μια εταιρία λογισμικού στο San Francisco, μετέτρεψε μια αίθουσα συσκέψεων σε μουσικό δωμάτιο. Εκεί οι εργαζόμενοι της μπορούν να εκτονωθούν και να περάσουν δημιουργικά τον ελεύθερο τους χρόνο, καθώς ο χώρος διαθέτει εξοπλισμό με κιθάρες, μπάσο, ηλεκτρικό ντραμς, πλήκτρα, μικρόφωνα κ.ά.

Για να καθησυχάσουν μάλιστα τις αγωνίες του ιδιοκτήτη του ακινήτου σχετικά με παράπονα για τον ήχο, προσέλαβαν ένα αρχιτέκτονα ώστε να ηχομονώσει πλήρως τον χώρο.

5) Κατοικίδια στο γραφείο

Πάει ανεπιστρεπτί η εποχή που συζητούσαμε για το αν τα κατοικίδια πρέπει να επιτρέπονται στο γραφείο. Σήμερα η συζήτηση έχει επικεντρωθεί  στο αν τα κατοικίδια στο γραφείο επηρεάζουν  ή όχι την αποδοτικότητα των εργαζομένων.  Το θέμα αυτό φαίνεται να έχουν λύσει αρκετές εταιρείες που επιτρέπουν στους εργαζομένους τους να φέρνουν τα κατοικίδια τους στην δουλειά, καθώς θεωρούν πως ένα κατοικίδιο στο γραφείο βελτιώνει την ισορροπία ζωής-εργασίας και βοηθά τους εργαζομένους να αποβάλλουν το άγχος.

Για παράδειγμα, φέρνοντας τα κατοικίδια  στην δουλειά, οι εργαζόμενοι δεν χρειάζεται να ανησυχούν για τα κατοικίδια τους ή να πληρώνουν κάποιον να τα φροντίζει. Μειώνοντας το επίπεδο την ανησυχίας τους, οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν καλύτερα στη δουλειά και να αφήσουν κάποια πράματα για αργότερα αν χρειαστεί.

Τα κατοικίδια είναι ένας τρόπος αποβολής άγχους και ταυτόχρονα τρόπος κοινωνικοποίησης των εργαζομένων μεταξύ τους. Σύμφωνα με έρευνα του πανεπιστημίου της Βιρτζίνια, οι εργαζόμενοι που φέρνουν τα σκυλιά τους στη δουλειά παράγουν χαμηλότερα επίπεδα ορμονών στρες. Πιο συγκεκριμένα, καταγράφηκε πως  οι εργαζόμενοι που είχαν φέρει τα σκυλιά τους, παρουσίαζαν μείωση άγχους κατά 11% ενώ αυτοί που δεν είχαν φέρει κάποιο κατοικίδιο, παρουσίαζαν αύξηση των επιπέδων άγχους κατά 70% στο τέλος της μέρας.

Εν τέλη, τα κατοικίδια στην δουλειά και ειδικά τα σκυλιά έδιναν την αφορμή στα αφεντικά τους να κάνουν ένα διάλειμμα, το οποίο αποδείχθηκε πως αποκαθιστούσε και εκτόξευσε την παραγωγικότητα μετά.

6) Ένα «Υπεργραφείο»

Το να σχεδιάσεις στη δουλεία μια ιδέα «ανοιχτού γραφείου» είναι ένα θέμα. Αλλά να δημιουργήσεις ένα κοινό γραφείο για όλο το προσωπικό της εταιρείας?

Για να ενθαρρύνουν την συνεργασία, τα ηγετικά στελέχη της Barbarian Group δημιούργησαν ένα γραφείο 400 τ.μ. στα γραφεία τους στην Νέα Υόρκη. Ένα χώρο στο οποίο μπορούσαν να καθίσουν 170 άνθρωποι ταυτόχρονα.

Για τους εργαζόμενους που θέλουν να δουλέψουν σε ένα πιο ήσυχο μέρος ή να έχουν ιδιωτικές συζητήσεις, το γραφείο δίνει την δυνατότητα στον χρήστη του, να «σηκώσει» ειδικά πλαίσια που του προσφέρουν την απομόνωση που ζητά.

«Οι χώροι αυτοί προσφέρουν ακουστική προστασία, αλλά βάλαμε και ηχομόνωση» δηλώνει ο Chester Nielsen, συνεργάτης της CWA, εταιρία που κατασκεύασε μοντέλα 3D του γραφείου αυτού.

Το σχέδιο μάλιστα αυτού του γραφείου, βοήθησε την CWA να κερδίσει  βραβείο στην εσωτερική διακόσμηση και την εταιρεία Barbarian Group να καθιερωθεί ως σύμβολο συνεργασίας και καινοτομίας.

7) Φυτά και Πρασινάδα

Δεν είναι και τόσο δύσκολο να καταλάβεις ότι το να περνάς λίγο χρόνο στη φύση και τον ήλιο είναι καλό για την ψυχική σου ηρεμία. Τώρα, απλά υπάρχει και μια επιστημονική έρευνα που το επιβεβαιώνει.

Σύμφωνα με τους ειδικούς, η προσθήκη φυτών και πρασινάδας στο γραφείο μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα των εργαζομένων κατά 15%!  «Ένα πράσινο γραφείο επικοινωνεί στους εργαζόμενους ότι ο εργοδότης τους νοιάζεται για αυτούς και την ευημερία τους» λέει ο καθηγητής ψυχολογίας Alex Haslam, που συμμετείχε στην έρευνα. «Το τοπίο του γραφείου βοηθά να γίνει ο εργασιακός χώρος πιο διασκεδαστικός, άνετος και επικερδής».

Μερικές εταιρείες έχουν ήδη ξεκινήσει να επενδύουν στην εγκατάσταση φυτών στον χώρο του γραφείου βοηθώντας τους εργαζόμενους να είναι πιο χαρούμενοι και υγιείς (εκτινάσσοντας ταυτόχρονα την παραγωγικότητα τους). Για παράδειγμα, τα γραφεία της Google στο Tel Aviv, έχουν ένα πορτοκαλεώνα που λειτουργεί σαν χώρος χαλάρωσης, ακριβώς σαν να κάθεσαι έξω σ ένα παγκάκι.

Η Venray εγκατέστησε έναν κρεμαστό κήπο πάνω από την αίθουσα συνεδριάσεων.

Επίσης, όλα αυτά τα αληθινά φυτά, στον χώρο εργασίας θέλουν φυσικό φως-και το φυσικό φως κάνει σπουδαία δουλειά μειώνοντας την αντανάκλαση της οθόνης και την καταπόνηση των ματιών, λέει ο Teri Ianni Driscoll, διευθυντής μάρκετινγκ της εταιρείας KA Inc.

Κατά την ίδια έρευνα, η παραγωγικότητα των εργαζομένων αυξήθηκε ακόμη και στους χώρους που υπήρχαν εικόνες από τοπία ή μεγάλα παράθυρα με θέα εξωτερική.

Η NASA αναφέρει ότι τα αληθινά φυτά μπορούν να έχουν σημαντική επίδραση στη μείωση τοξικών χημικών στον αέρα που εκπέμπονται από τα έπιπλα, χαλιά και τόσα άλλα. Για αυτούς που ενδιαφέρονται να διακοσμήσουν με φυτά που καθαρίζουν τον αέρα, τα καλύτερα είναι οι φτέρες, οι φοίνικες και τα..Kimberley Queens.

Αυτό ήταν. Μια συλλογή από τα τελευταία σχέδια για γραφεία στον κόσμο των επιχειρήσεων.

Τώρα εσένα, ποια σχέδια πιστεύεις ότι πρέπει να εκτελέσουν στο μέλλον;

Πηγή: Hubspot.com