Τεχνική Pomodoro: Σκεπτικό, βήματα εφαρμογής, πλεονεκτήματα

Η τεχνική Pomodoro θεωρείται διεθνώς απλή και είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική. Η Μύριαμ εξηγεί πως βοήθησε την ίδια να βελτιώσει θεαματικά την παραγωγικότητα της. Η τεχνική μπορεί να εφαρμοστεί από όλους. Managers, επιχειρηματίες, εκπαιδευτικούς, γονείς κ.ά Σε βοηθά να διαχειριστείς αποτελεσματικότερα τον χρόνο σου, να γίνεις πιο παραγωγικός, να θέσεις στόχους και να τους πετύχεις, να αντιμετωπίσεις multitasking προκλήσεις, να μειώσεις τον κίνδυνο burnout κ.ά. 

τεχνική pomodoro _Business Mentor

Η αφορμή για την συγγραφή αυτού του άρθρου

Κάποιοι χαρακτήρισαν στο παρελθόν τους Έλληνες τεμπέληδες. Έρευνες σαν αυτήν άλλα καταμαρτυρούσαν. Θελήσαμε να μάθουμε από πρώτο χέρι την πραγματική διάσταση του θέματος και γι΄αυτό τρέξαμε την δική μας έρευνα. Σε δείγμα 127 συμμετεχόντων διαπιστώσαμε πως (γράφημα 1)

Pie chart Έλληνες, Ώρες εργασίας ημερησίως _Business Mentor

 οι Έλληνες εργαζόμενοι σε ποσοστό 79% εργάζονται συνολικά πάνω από 9 ώρες ημερησίως. Σε αυτούς θα θέλαμε να αφιερώσουμε αυτό το άρθρο. Τους μικρούς ήρωες της καθημερινότητας μας, που παλεύουν μόνοι τους σε ένα εχθρικό για τον πολίτη περιβάλλον. Παρακάτω παρουσιάζουμε μια έξυπνη μέθοδο διαχείρισης χρόνου και αύξησης της παραγωγικότητας, με ποσοστό επιτυχίας 99%. 

 

Ζούμε σε ένα κόσμο γεμάτος αφορμές για απόσπαση της προσοχής

 Έρευνα του πανεπιστημίου της Καλιφόρνια έχει καταδείξει, πως ο σύγχρονος εργαζόμενος δέχεται βομβαρδισμό ερεθισμάτων. Έτσι εύκολα αποσπάται η προσοχή του από την δουλειά του, περίπου κάθε 10΄  Σύμφωνα πάντα με την ίδια έρευνα, απαιτούνται 5 έως 23 ολόκληρα λεπτά για να ξαναβρεθεί κανείς στην προηγούμενη νοητική κατάσταση της  συγκέντρωσης.

 

Το επείγον δεν είναι απαραίτητα και σημαντικό

Ήμουν μία από τους εργαζόμενους που περιγράφει η παραπάνω έρευνα. Ήμουν σαν κι εσένα. Δούλευα πάνω από ένα 8ωρο ημερησίως προσπαθώντας να τα προλάβω όλα.  Ήμουν  της λογικής πως η πόρτα του γραφείου μου πρέπει να είναι πάντα ανοιχτή. Σε πελάτες, συνεργάτες και συναδέλφους, που θέλουν να συζητήσουν κάτι μαζί μου.

Έτσι  θυμάμαι σαν χθες μια συγκεκριμένη εικόνα. Εμένα, να κάθομαι σε αναμμένα κάρβουνα στο γραφείο μου 10 λεπτά πριν από μία πολύ σημαντική συνάντηση. Κι αυτά τα 10’ να μιλάω ταυτόχρονα με πελάτη στο τηλέφωνο, να δακτυλογραφώ πρόταση σε άλλο πελάτη και να απαντώ σε συνάδελφο που μπήκε εκείνη τη στιγμή για να ρωτήσει κάτι. Σκέτη τρέλα.

Μια τρέλα που χειροτέρευε όσο ανέβαινα στην ιεραρχία. Όσο μεγάλωναν οι ευθύνες, τόσο τέντωναν τα ωράρια μου και μειωνόταν η παραγωγικότητα μου.  

Από 10 ώρες εργασίες, έφτασα να χτυπώ 12ωρα,  κάποιες φορές αν χρειαζόταν και 16ωρα μέσα σε ένα 24ωρο. Σήμερα αναγνωρίζω πως ελάχιστες από αυτές τις ώρες ήταν 100% παραγωγικές.

Χρειάστηκε να γίνω η ίδια επιχειρηματίας και να περάσω το σύνδρομο της άδειας φωλιάς (της θλίψης κάθε γονιού που τα παιδιά του μεγαλώνουν και φεύγουν από το σπίτι), για να αντιληφθώ την κατασπατάληση χρόνου και ενέργειας εκείνης της εποχής.

Πόσο θα ήθελα να ξαναγυρίσω τον χρόνο πίσω και να τον διαχειριστώ καλύτερα! Πόσο θα ήθελα να είχε βρεθεί κάποιος να μου εξηγήσει αυτό που έμαθα the hard way. Πώς δηλαδή το επείγον που επικαλούνταν οι πελάτες και οι συνάδελφοι μου όταν εισέβαλαν στο γραφείο μου,  δεν ήταν απαραίτητα και σημαντικό. Μπορούσε να περιμένει. Πώς επιτρέποντας στους άλλους να αναστατώνουν σε μόνιμη βάση τον ημερήσιο προγραμματισμό μου, ουσιαστικά έβλαπτα όχι μόνο τον εαυτό μου,  αλλά και όλους τους υπόλοιπους γύρω μου.

Μιλάμε για ώρες  στάσιμες, χωρίς ουσία, που κάλλιστα θα μπορούσα να είχα οργανώσει καλύτερα. Αν ήξερα τότε την τεχνική Pomodoro, θα είχα εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Και αυτόν θα τον είχα αξιοποιήσει καλύτερα για να βρίσκομαι περισσότερες ώρες δίπλα στα παιδιά μου, που σήμερα πλέον έχουν φύγει από το σπίτι και έχουν την δική τους ζωή. 

 

Η τεχνική Pomodoro ταιριάζει στην κουλτούρα του Έλληνα

Όταν το 2010 αποφάσισα να γίνω επιχειρηματίας, ήξερα πως οι απαιτήσεις μιας τέτοιας ενασχόλησης θα είναι πολλαπλάσιες. Πίστευα όμως πως ήμουν πλέον αρκετά ώριμη, για να ελέγχω αυτά τα ανεξάντλητα ωράρια. Δεν αρκεί όμως να πιστεύεις. Πρέπει να παρέχεις στον εαυτό σου και τα εργαλεία για να το πετύχει. Από την αρχή φάνηκε, πως τα πράγματα με τα ωράρια μου ως επιχειρηματίας όδευαν προς το χειρότερο.  Και δεν ήθελα να ξανακάνω τα ίδια λάθη του παρελθόντος.  

Έτσι εξαναγκάστηκα να αναζητήσω τρόπους καλύτερης διαχείρισης του χρόνου μου. Είχα δοκιμάσει στο παρελθόν διάφορες τεχνικές του Time Μanagement, αλλά ποτέ δεν κατάφερα να τις τηρήσω κατά γράμμα. Απαιτούσαν μια αγγλοσαξονική σχολαστικότητα που δεν ταίριαζε στην μεσογειακή κουλτούρα μου.

Όπως πάντα την λύση έδωσε η ίδια η μοίρα. Εκείνη την εποχή συμπτωματικά ξεκίνησα να συνεργάζομαι με τον James. Ένα τρελό Καλιφορνέζο κρυπτογράφο  που έτρεφε μεγάλη αγάπη για την Ελλάδα. Σε μια άσχετη συζήτηση, μου ανέφερε πως στόχος του είναι να τελειώσει έγκαιρα ένα πολύ δύσκολο project, για να μπορέσει να κάνει ανενόχλητος τις διακοπές του στην Ελλάδα. Όταν αστειευόμενη του ζήτησα να μου πει την μαγική συνταγή, μου ανέφερε την τεχνική Pomodoro. Αυτό ήταν.

Πιστεύω δεν είναι τυχαίο ότι εμπνευστής αυτής της τεχνικής ήταν ένας Ιταλός. Μου πήρε λίγες ώρες να κατανοήσω.   Ξεκίνησα να την εφαρμόζω την επόμενη κιόλας μέρα και την λάτρεψα, γιατί σε ανταμείβει από την πρώτη  μέρα εφαρμογής της.

 

Λίγα λόγια για τον εμπνευστή της τεχνικής Pomodoro

Την τεχνική Pomodoro εμπνεύστηκε o Φραντσέσκο Σιρίλλο (Cirillo) τη δεκαετία του 90. Ονομάστηκε έτσι από τον ίδιο τον Cirillo, χάριν ενός ξυπνητηριού κουζίνας σε σχήμα ντομάτας. Το χρησιμοποιούσε για να χρονόμετρά τις εργασίες του ως φοιτητής.

Από τότε, η τεχνική αυτή έχει κερδίσει μεγάλη δημοφιλία  στους επαγγελματικούς και μη κύκλους, που δίνουν ιδιαίτερη βαρύτητα στην παραγωγικότητα και την αυτοβελτίωση.

 

Το σκεπτικό της τεχνικής  Pomodoro

Video: Βασικές αρχές & βήματα


Η τεχνική Pomodoro βασίζεται στο σκεπτικό, πως κάθε μεγάλη εργασία ή μια σειρά εργασιών, μπορεί να σπάσει σε μικρά διαστήματα χρόνου που ονομάζονται “pomodoros”. Καθένα από αυτά τα διαστήματα, ολοκληρώνεται με ένα σύντομο διάλειμμα. Τα διαλείμματα αυτά είναι (πάντα με βάση την Pomodoro θεωρία) απαραίτητα για να καταστήσουμε τον εγκέφαλο μας παραγωγικό.

Το ωραίο με αυτήν την τεχνική, είναι πως το μόνο που χρειάζεται κάποιος για να την εφαρμόσει, είναι ένα χρονόμετρο.  Είτε ένα κλασικό κουζίνας είτε μία εφαρμογή μέσω κινητού ή υπολογιστή.  Προσωπικά, χρησιμοποιώ το χρονόμετρο του κινητού μου και το βρίσκω πολύ βολικό. Υπάρχουν όμως πολλές εφαρμογές (apps) εκεί έξω, για να διαλέξεις αυτή που σε βολεύει.

 

Σε ποιους μπορεί να φανεί χρήσιμη η τεχνική Pomodoro

Η τεχνική μπορεί να φανεί χρήσιμη σε όλους ανεξαιρέτως. Εδώ αναφέρω ενδεικτικά κάποιες κατηγορίες:

Managers

Bloggers

Συγγραφείς

Δημοσιογράφους

Εκπαιδευτικούς

Δικηγόρους

Μαθητές/Φοιτητές

Γονείς

Ομάδες εργασίας

 

Εφαρμόζοντας την τεχνική Pomodoro

Ο λόγος που λατρεύω αυτήν την τεχνική, είναι γιατί είναι τόσο απλή, που μπορεί να εφαρμοστεί από τον καθένα και οπουδήποτε. Εντός και εκτός γραφείου, με μόνη προϋπόθεση να έχεις βρει ένα ήσυχο μέρος να δουλέψεις. Τα βήματα για να εφαρμόσεις την τεχνική Pomodoro είναι απλά και περιγράφονται αναλυτικά παρακάτω:

  1. Επέλεξε μια εργασία ή μια σειρά εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσεις.
  2. Βάλε το χρονόμετρο στα 25 λεπτά.
  3. Ξεκίνα να εργάζεσαι συγκεντρωμένα. Μάθε να προστατεύεις τα Pomodoros σου από εσωτερικές και εξωτερικές παρεμβολές.
  4. Συνέχισε να δουλεύεις μέχρι το χρονόμετρο να χτυπήσει.
  5. Χρησιμοποίησε τον χρόνο του κάθε Pomodoro, όχι μόνο για να ολοκληρώσεις την εργασία. Αφιέρωσε 5 λεπτά για ανακεφαλαίωση και ανασκόπηση.
  6. Απέφυγε να κοιτάς συνεχώς το χρονόμετρο. Όταν το χρονόμετρο χτυπήσει, κάνε ένα σύντομο διάλειμμα 5 λεπτών.
  7. Σήκω από την θέση σου. Μην κάνεις το διάλειμμα σου στο ίδιο σημείο που δουλεύεις. Εγώ προτιμώ να τεντωθώ ή να περπατήσω.
  8. Μετά από 4 συνεχόμενους κύκλους Pomodoro, κάνε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα των 20 λεπτών. Επανέλαβε την προηγούμενη διαδικασία από την αρχή.
  9. Κάνε ακριβή εκτίμηση του πόσα Pomodoros χρειάζεσαι για να ολοκληρώσεις μια συγκεκριμένη εργασία. Πχ. με αυτήν την τεχνική ανακάλυψα πως χρειάζομαι 4-5 ώρες για να γράψω ένα άρθρο. Παλιά χρειαζόμουν 2-3 ημέρες!
  10. Όταν νιώσεις πως έχεις εξοικειωθεί με την τεχνική Pomodoro,  επέλεξε ένα νέο μεγαλύτερο στόχο-εργασία. Πχ. να ολοκληρώνεις τον ετήσιο προγραμματισμό των social media σε 2 ημέρες.
  11. Θυμήσου. Αν δεν ολοκληρώσεις ένα στόχο μην πας στον επόμενο. Συνέχισε να κάνεις ό,τι μπορείς με τον τρέχων στόχο μέχρι να τον ολοκληρώσεις.
  12. Δημιούργησε μια λίστα με τις στάνταρ μηνιαίες εργασίες σου. Βρες πόσα Pomodoros χρειάζεσαι για να ολοκληρώσεις κάθε μία από αυτές τις εργασίες. Έτσι θα έχεις μια καλύτερη εικόνα των ημερήσιων υποχρεώσεων σου και θα μπορείς να τις οργανώνεις καλύτερα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείς να φτάσεις στο επίπεδο να  εξοικονομείς περισσότερο ελεύθερο χρόνο για σένα.

 

Μικρά μυστικά για την καλύτερη εφαρμογή της τεχνικής Pomodoro

  1. Κατά τη διάρκεια των κύκλων Pomodoro προσπάθησε να μειώσεις όσο είναι δυνατόν τις αφορμές για απόσπαση της προσοχής.
  2. Αν δυσκολεύεσαι να διατηρήσεις αναπόσπαστη την προσοχή σου για 25 λεπτά, δοκίμασε για αρχή μικρότερα διαστήματα συγκέντρωσης. Πχ. 15΄ ή 10’ . Σύμφωνα τον καθηγητή του Πανεπιστημίου της Φλώριντα, ψυχολόγο Anders Ericsson, ένας καινούργιος σε μια τέτοια τεχνική αυτοσυγκέντρωσης, θα δυσκολευτεί να δουλέψει συγκεντρωμένα πάνω από 1 ώρα. Αντίθετα, ένας εξοικειωμένος με την τεχνική, θα μπορέσει να κάνει 4 ώρες παραγωγικής δουλειάς.
  3. Ο βασικός στόχος θα πρέπει να είναι 25 λεπτά έντονης συγκέντρωσης. Μην τσεκάρεις το facebook,  τα email σου κ.ά. Είναι σαν να υποσκάπτεις τον ίδιο σου τον εαυτό. Συγκεντρώσου στην εργασία που έχεις μπροστά σου. Εγώ, προσωπικά, βάζω το κινητό σε λειτουργία πτήσης ή στο αθόρυβο.
  4. Αν παρόλα αυτά κάποιος με καλέσει στο σταθερό τηλέφωνο, χρησιμοποίησε την στρατηγική «ενημερώνω, διαπραγματεύομαι, καλώ» που προτείνει ο ίδιος ο Σιρίλλο. Έτσι ουσιαστικά ενημερώνεις τον συνομιλητή σου,  ότι είσαι στην μέση μια εργασίας και διαπραγματεύεσαι τον χρόνο που έχεις την δυνατότητα να ασχοληθείς μαζί του.
  5. Όρισε το χρονοδιάγραμμα σου σύμφωνα με τις εργασίες σου, τον χρόνο σου ή ακόμη και την εποχή.
  6. Για να γίνεις ένας πετυχημένος Pomodoro master πρέπει να ολοκληρώσεις όλους τους παραπάνω στόχους.

 

Τα πλεονεκτήματα της τεχνικής  Pomodoro

Η τεχνική εμφανίζει πολλά πλεονεκτήματα καθώς σου επιτρέπει να:

  1. αντιληφθείς καλύτερα τις απαιτήσεις ενός έργου
  2. προσδιορίσεις με ακρίβεια τις ώρες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του.
  3. θέσεις στόχους και να τους πετύχεις
  4. φέρεις εις πέρας κάθε απαιτητική εργασία, σπάζοντας την σε μικρότερα εφικτά βήματα
  5. θέσεις ένα ξεκάθαρο χρονοδιάγραμμα εργασιών και να το τηρήσεις
  6. αντιμετωπίσεις αποτελεσματικά multitasking προκλήσεις
  7. αντισταθείς σε δεκάδες αφορμές για απόσπαση της προσοχής
  8. μειώσεις τον «θόρυβο» γύρω σου και να δουλέψεις πιο παραγωγικά
  9. βελτιώσεις την ταχύτητα με την οποία ολοκληρώνεις ένα έργο
  10. μειώσεις τον κίνδυνο burnout
  11. βελτιώσεις το work life balance
  12. μειώσεις τους πόνους της πλάτης και του αυχένα. Το περπάτημα κατά τη διάρκεια ενός διαλείμματος Pomodoro μπορεί να είναι ιδιαίτερα ευεργετικό.
  13. εκπαιδεύσεις τα παιδιά μέσα από το δημιουργικό παιχνίδι (1 pomodoro= 1 βραβείο) να δουλεύουν πιο συστηματικά και υπεύθυνα.

 

Συνοψίζοντας

Η τεχνική Pomodoro είναι μια ιδιαίτερα αποτελεσματική τεχνική διαχείρισης του χρόνου μας. Ταιριάζει στην μεσογειακή κουλτούρα του Έλληνα και είναι εύκολα εφαρμόσιμη. Το μόνο που προϋποθέτει, είναι να ακολουθήσει κανείς σωστά τα βήματα που υποδεικνύει ο εμπνευστής της Φραντσέσκο Σιρίλλο. Τα πλεονεκτήματα της τεχνικής είναι πολλά. Μεταξύ αυτών, η αύξηση της παραγωγικότητας και η μείωση του κινδύνου burnout. 

 

Άλλα δημοφιλή άρθρα της Μύριαμ:
 Αύξηση πωλήσεων μέσω Facebook: 5 πλεονεκτήματα & 1 παράδειγμα
Προσπάθησα να συνεργαστώ & απέτυχα παταγωδώς 6 φορές!
Ανάλυση ανταγωνιστικότητας: To μοντέλο των 5 δυνάμεων του Πόρτερ και η εφαρμογή του στις μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις
Τι είναι Cluster (με παραδείγματα) και τα πλεονεκτήματα του

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται.

Fill out this field
Fill out this field
Δώστε μια έγκυρη ηλ. διεύθυνση.
You need to agree with the terms to proceed

Μενού