H αλήθεια είνα πως τη συγκεκριμένη   «μήτρα προτεραιοτήτων», τη δημιουργήσαμε για τις δικές μας ανάγκες. Σκεφτήκαμε όμως πως μπορεί να φανεί χρήσιμη και σε σένα.(Κατέβασε την σε pdf εδώ)

Σε παλαιότερο άρθρο, αναφερθήκαμε στην σημασία του καλού time management και παραθέσαμε επίσημα στατιστικά, που αποδεικνύουν πως καθημερινά ένας εργαζόμενος βομβαρδίζεται με 56 περιστατικά απόσπασης προσοχής. Σύμφωνα με την ίδια έρευνα,  κάθε εργαζόμενος, πετά τουλάχιστον 2 (δύο) παραγωγικές ώρες ημερησίως εξαιτίας αυτών των αποσπάσεων της προσοχής! Αν ήδη ακολούθησες τις οδηγίες μας για καλύτερη οργάνωση του χρόνου σου (στο άρθρο αυτό), θα έχεις ήδη δει τα πρώτα θεαματικά αποτελέσματα.

Παρόλα αυτά, κανείς μας δεν μπορεί να ελέγξει τις εργασίες που ξεφυτρώνουν από το πουθενά, μέσα σε μια εργάσιμη μέρα. Πχ. φαντάζομαι θα σου έχει συμβεί, να ετοιμάζεις την πρόταση για ένα πελάτη και ξαφνικά, ένας συνάδελφος σου   ή ένας προμηθευτής σου, να καλεί στο τηλέφωνο και να σε φορτώνει με μια ακόμη δουλειά, που δεν είχες υπολογίσει στο πρόγραμμα σου.

Την λύση στο πρόβλημα αυτό, μπορεί να την δώσει η «μήτρα (matrix) προτεραιοτήτων» (Βλ. εικόνα 1) Έτσι, κάθε φορά που κάποιος σε φορτώνει μια εργασία που δεν είχες υπολογίσει στο ημερήσιο πρόγραμμα σου, ανέτρεξε στην «μήτρα προτεραιοτήτων» και αναρωτήσου σε πιο τεταρτημόριο θα κατέτασσες αυτήν την εργασία.

                                                      Εικόνα 1.

Δώσε προτεραιότητα στις εργασίες υψηλής σπουδαιότητας, που αναγράφονται στα δύο επάνω τεταρτημόρια (Εικόνα 2, με πράσινο χρώμα). «σημαντικοί στόχοι» και «κρίσιμες δραστηριότητες») . Αν για κάποιο λόγο, δεν έχεις  καθαρό μυαλό να αναγνωρίσεις σε ποιο τεταρτημόριο πρέπει να κατατάξεις μια εργασία, απλά αναρωτήσου αν αυτή η εργασία θα σε φέρει ακόμη πιο κοντά στο στόχο σου (πχ να αυξήσεις τα έσοδα της επιχείρησης σου).

Κατέταξε τις υπόλοιπες εργασίες στα δύο κάτω τεταρτημόρια (Εικόνα 2 με κόκκινο χρώμα). Πρόβαλε αντίσταση σε εργασίες που αποτελούν αφορμή για  «απόσπαση της προσοχής», αλλά και εργασίες που θεωρούνται «διακοπές» στο πρόγραμμα σου. Αυτές συνήθως εμφανίζονται με τον μανδύα του επείγοντος, αλλά σπάνια είναι τόσο σημαντικές, όσο η εκπλήρωση του στόχου σου…

                                                       Καλή επιτυχία!

Business Plan: Μετέτρεψε τις ιδέες σου, σε ένα ρεαλιστικό επιχειρησιακό πλάνο.