Μείωση εξόδων επιχείρησης: Οδηγός με σειρά και παραδείγματα

Μόλις εμφανιστούν τα πρώτα προβλήματα στο ταμείο, το πρώτο ένστικτο είναι οι περικοπές δαπανών. Και τις περισσότερες φορές μειώνουμε τα λάθος πράγματα. Σταματάμε τη διαφήμιση που έφερνε πελάτες, πέφτει η ποιότητα που κρατούσε τη φήμη της επιχείρησης ψηλά, φεύγει το άτομο που εξυπηρετούσε. Τα έξοδα πέφτουν λίγο, οι πωλήσεις πέφτουν πολύ και η επιχείρηση βρίσκεται σε χειρότερη θέση από εκεί που ξεκίνησε.

Γι’ αυτό είναι σημαντικό η μείωση των εξόδων να ακολουθεί μια σειρά. Το ψαλίδι στα τυφλά κόβει ό,τι βρει μπροστά του. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθεις με ποια σειρά να κόβεις, ώστε να μένει το κέρδος χωρίς να βλάπτεις τις πωλήσεις.

Γιατί το θέμα καίει τώρα

Τα κόστη ανέβηκαν, οι τιμές έμειναν πίσω. Σύμφωνα με έρευνα του ΙΜΕ ΓΣΕΒΕΕ, σχεδόν εννιά στις δέκα μικρές επιχειρήσεις (87,8%) είδαν το λειτουργικό τους κόστος να ανεβαίνει την περίοδο 2021-2023. Η μέση αύξηση έφτασε το 35%. Οι τιμές τους ανέβηκαν μόλις 3,9%. Με απλά λόγια, οι περισσότερες σήκωσαν τη διαφορά των τιμών στην πλάτη τους. Αυτό κρατάει για λίγο, μέχρι να τελειώσουν τα αποθέματα αντοχής.

Η καλή είδηση και την έχω δει δεκάδες φορές: τα περισσότερα έξοδα κρύβουν λίπος που φεύγει χωρίς πόνο. Αρκεί να ξέρεις πού να κοιτάξεις και κυρίως… με ποια σειρά.

Βήμα 1: Δες πού πάνε πραγματικά τα χρήματά σου

Σαν βασική αρχή, κράτα ότι ΔΕΝ κόβεις αυτό που δεν μετράς. Πριν αγγίξεις οτιδήποτε, δημιούργησε μια λίστα με όλα τα μηνιαία έξοδα, χωρισμένα σε δύο στήλες.

Στη μία στήλη βάλε τα σταθερά έξοδα: ενοίκιο, μισθοδοσία, συνδρομές, λογιστής, ασφάλειες. Πληρώνονται είτε δουλεύεις είτε όχι. Στην άλλη στήλη βάλε τα μεταβλητά έξοδα: πρώτες ύλες, προμήθειες, ενέργεια παραγωγής, διαφήμιση. Ανεβοκατεβαίνουν με τον τζίρο.

Αυτή η λίστα και μόνο κρύβει εκπλήξεις. Συνδρομές που ξέχασες ενεργές, διπλοπληρωμές, υπηρεσίες που δεν χρησιμοποιείς εδώ και μήνες. Μέχρι να τα δεις γραμμένα, νομίζεις ότι δεν υπάρχουν.

Βήμα 2: Κόψε τα περιττά βάρη

Ξεκίνα από εκεί που η περικοπή δεν κοστίζει τίποτα σε πωλήσεις ή ποιότητα. Συνδρομές λογισμικού που δεν ανοίγεις. Διπλές υπηρεσίες που κάνουν την ίδια δουλειά. Πάγια που πληρώνεις από συνήθεια. Τραπεζικές χρεώσεις που διαπραγματεύονται με ένα τηλεφώνημα.

Αυτό το βήμα συχνά εντοπίζει χρήματα που έφευγαν χωρίς λόγο και χωρίς καμία επίπτωση στη δουλειά. Είναι το πιο εύκολο κέρδος που μπορείς να αποκομίσεις και οι περισσότεροι το προσπερνούν, επειδή ψάχνουν τη μεγάλη, επώδυνη περικοπή.

Βήμα 3: Επαναδιαπραγματεύσου τα μεγάλα σταθερά έξοδα

Και τα μεγάλα κόστη διαπραγματεύονται, αρκεί να το ζητήσεις. Εντυπωσιάζομαι ακόμα με το πόσο σπάνια το ζητάει ο κόσμος.

Ενέργεια: σύγκρινε παρόχους, ρώτα για εταιρικά πακέτα. Είναι από τα κόστη που εκτοξεύτηκαν, άρα από τα πιο αποδοτικά να τα κυνηγήσεις. Προμηθευτές: ζήτα έκπτωση όγκου ή καλύτερους όρους πληρωμής. Ένας σταθερός πελάτης έχει διαπραγματευτική δύναμη που δεν χρησιμοποιεί. Ενοίκιο: σε δύσκολη αγορά, ο ιδιοκτήτης προτιμά μικρότερο σταθερό ενοίκιο από έναν χώρο που μένει άδειος για μήνες.

Η επαναδιαπραγμάτευση είναι δουλειά μισής μέρας που αποδίδει για όλο τον χρόνο. Ένα παράδειγμα μεγέθους: μείωση δέκα τοις εκατό σε λογαριασμό ρεύματος τετρακοσίων ευρώ τον μήνα είναι σχεδόν πεντακόσια ευρώ τον χρόνο. Κι όλο αυτό θα σου στοιχίσει ένα τηλεφώνημα σύγκρισης τιμών.

Βήμα 4: Γύρνα τον χρόνο σε εξοικονόμηση

Ο χρόνος σου είναι κόστος, ακόμα κι αν δεν τον χρεώνεις στα τιμολόγια. Δουλειές που σου τρώνε ώρες κάθε βδομάδα, κείμενα, απαντήσεις, οργάνωση, αναφορές, γίνονται σήμερα γρηγορότερα με απλά εργαλεία. Λιγότερες ώρες σε διαδικαστικά σημαίνει είτε μικρότερο κόστος, είτε περισσότερο χρόνο για δουλειές που φέρνουν έσοδα. Παράδειγμα: αν γράφεις μόνος σου τις περιγραφές προϊόντων και σου παίρνουν τρεις ώρες τη βδομάδα, με ένα εργαλείο που τις κάνει σε μισή ώρα, κερδίζεις δυόμισι ώρες για δουλειά που φέρνει χρήμα. Και τα δύο μετράνε στο ταμείο.

Το λάθος που κάνουν οι περισσότεροι

Ποτέ μην κόψεις πρώτα αυτά που φέρνουν πελάτες. Τη διαφήμιση που αποδίδει, την ποιότητα που κρατά τη φήμη, την εξυπηρέτηση που γεννά συστάσεις. Στον λογαριασμό, μπορεί να φαίνονται ως έξοδα, αλλά στην πράξη δουλεύουν ως επένδυση. Αν τα κόψεις, μειώνεις το κόστος σήμερα και τον τζίρο σου τους επόμενους μήνες, γιατί οι πελάτες σου θα καταλάβουν τη διαφορά.

Αν θες να κόψεις διαφημιστική δαπάνη, πρώτα μέτρα ποια αποδίδει. Πέρασέ τη από τον υπολογιστή απόδοσης διαφήμισης και κράτα ό,τι φέρνει πελάτες φθηνότερα από όσο αξίζουν. Και για να ξέρεις κάτω από ποιον τζίρο δεν βγαίνεις καθόλου, βρες το νεκρό σου σημείο.

Ένα παράδειγμα από την πράξη

Ο Στράτος έχει μια καφετέρια και με τις αυξήσεις στην τιμή του καφέ, τα νούμερα δεν έβγαιναν. Το πρώτο που σκέφτηκε ήταν να κόψει τον γραφίστα που του σχεδίαζε τις προσφορές στα social. Καλά που το ξανασκέφτηκε. Έκατσε μισή μέρα με τη λίστα εξόδων και βρήκε τρεις συνδρομές που δεν χρησιμοποιούσε, μια διπλή ασφάλεια και έναν πάροχο ρεύματος ακριβότερο κατά δέκα τοις εκατό από τον επόμενο. Έκοψε αυτά, κράτησε τον γραφίστα και σε δύο μήνες το ταμείο ανέπνεε χωρίς να έχει χάσει ούτε έναν πελάτη.

Η σειρά τον έσωσε. Αν είχε αρχίσει ανάποδα, θα είχε χάσει και τον γραφίστα και τις πωλήσεις που έφερνε.

Η σειρά με μια ματιά

Πρώτα μετράς. Μετά κόβεις τα περιττά βάρη. Μετά διαπραγματεύεσαι τα μεγάλα σταθερά. Μετά γλιτώνεις χρόνο με εργαλεία. Και ποτέ, μα ποτέ, δεν ξεκινάς κόβοντας αυτά που σου φέρνουν τους πελάτες.

Για τη σύντομη απάντηση, δες πώς μειώνω τα λειτουργικά μου έξοδα.

Συχνές ερωτήσεις

Από πού ξεκινάω αν βιάζομαι;

Από τις συνδρομές. Σε μισή ώρα βρίσκεις διπλοπληρωμές και αχρησιμοποίητες υπηρεσίες, με μηδενική επίπτωση στη δουλειά σου. Είναι το γρηγορότερο κέρδος.

Να κόψω προσωπικό για να μειώσω κόστος;

Είναι η τελευταία επιλογή. Το προσωπικό είναι παραγωγική ικανότητα. Πρώτα κόψε λίπος και επαναδιαπραγματεύσου. Η μείωση προσωπικού που χτυπά την παραγωγή σου λέγεται συρρίκνωση.

Πόσο συχνά να ελέγχω τα έξοδα;

Μία πλήρης ματιά κάθε τρίμηνο και μια γρήγορη κάθε μήνα στις μεγάλες κατηγορίες. Τα έξοδα ξεφεύγουν σιωπηλά όταν δεν τα κοιτάς και επανέρχονται όταν τα κοιτάς τακτικά.